Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thực hiện lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Do đó, công việc của kế toán ngoài tìm hiểu về cách hạch toán chi phí và kê khai thuế, tìm hiểu về mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử, về cách lập báo cáo tài chính mà còn phải nắm chắc thủ tục thông báo phát hành hóa đơn để không bị chậm trễ việc xuất hóa đơn. Sau đây, chi tiết thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu sẽ được gửi đến quý bạn đọc qua bài viết.
1. Thời hạn gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn
Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn.
2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ gì?
2.1. Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số TB01/AC ban hành kèm theo Thông tư 26/2015/TT-BTC);
2.2. Hóa đơn mẫu: hóa đơn này do bên nhận in cung cấp, giống y như hóa đơn chính thức nhưng có chữ “Mẫu” được in hoặc đóng dấu trên đó và có số hóa đơn là dãy số 0 – Trường hợp gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu;
2.3. Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục nếu không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến thực hiện thủ tục;
2.4. Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in đã được Chi cục Thuế cấp.
Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở của doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
3. Đối với trường hợp doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của doanh nghiệp nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn cho Chi cục thuế quản lý trực tiếp.
Còn trong trường hợp doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì các đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn.
4. Thông báo phát hành hóa đơn đối với trường hợp khác
Khi thay đổi tên, địa chỉ, doanh nghiệp thông báo phát hành số lượng hóa đơn còn tiếp tục sử dụng không có hóa đơn mẫu hoặc các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên, địa chỉ mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành; tức là, không kê khai vào số lượng hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn.
Các bước tiến hành kê khai thuế tiêu thụ đặc biệt
Nhầm ký hiệu trên thông báo phát hành hóa đơn bị xử phạt như thế nào?
Lưu ý: Các doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng sẽ sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, các hóa đơn này do cơ quan thuế thông báo phát hành, doanh nghiệp không phải thực hiện việc thông báo phát hành.
