Khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định gì?
Không chỉ các nội dung về thông báo phát hành hóa đơn, xử lý hóa đơn điện tử có sai sót mà ngay cả việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng đang rất được các doanh nghiệp quan tâm. Rất nhiều người thắc mắc về việc đối với những lĩnh vực như vận tải hành khách bằng đường sắt, một ngày phải xuất một lượng hóa đơn điện tử đường sắt vô cùng lớn vậy làm thế nào để đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn? Có quy định cụ thể nào về việc lưu trữ hóa đơn điện tử hay không? Cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử sau khi được được khởi tạo và xử lý trên máy tính của doanh nghiệp thường được lưu trữ trên các thiết bị có chức năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến.
Việc lưu trữ hóa đơn điên tử đã được quy định cụ thể tại khoản 1 điều 11 Thông tư 32/2011, cụ thể:
– Doanh nghiệp bên bán hoặc mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm). Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
– Doanh nghiệp bên bán/mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị có chức năng lưu trữ thông tin như bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD, đĩa cứng ngắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu hiện đại khác để đảm bảo việc lực trữ hóa đơn điện tử được đầy đủ, an toàn, thuận tiện, dễ tra cứu, truy xuất nhất.
Bởi, mặc dù được lưu trữ trên môi trường điện tử, thế nhưng, vẫn có nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn. Vậy làm thế nào để có thể giải quyết được vấn đề này?
Một trong những biện pháp để có thể ngăn chặn tình trạng này đó chính là doanh nghiệp cần phải tiến hành tìm kiếm, lựa chọn và hợp tác với các đơn vị uy tín, chất lượng để có thể đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn và cả quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất.
Các giải pháp thúc đẩy triển khai dịch vụ nộp thuế điện tử
Phần mềm đọc tờ khai XML thông dụng nhất hiện nay
Ngoài ra, việc hóa đơn để có thể lưu trữ cũng cần phải tuân thủ theo các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC và tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo nghị định 51. Nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ chính xác. Cũng như đầy đủ thông tin theo quy định để có thể dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
Với những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp các cá nhân, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các quy định cách lưu trữ hóa đơn theo Thông tư 32/2011 và một số điều kiện để hóa đơn có thể tiến hành lưu trữ.
Trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, việc tìm hiểu và nắm rõ các quy định về hóa đơn là yêu cầu bắt buộc để việc triển khai sử dụng hóa đơn được tốt nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, hoạt động của doanh nghiệp.